ФУНКЦИИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

ФУНКЦИИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫСлужба по подбору и управлению персоналом (далее — служба персонала) представляет собой самостоятельное структурное подразделение коммерческой или некоммерческой организации.

Служба персонала решает следующие задачи:

      • осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов
      • формирование стабильно работающего трудового коллектива
      • создание кадрового резерва
      • организация системы учета кадров

Численный состав и структура службы персонала зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:

      • самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю
      • выполнение функций службы персонала отдельным сотрудником организации
      • выполнение функций службы персонала по совместительству с выполнением другой работы

В структуру современной службы персонала может включаться или не включаться отдел кадров. Должность руководителя службы персонала в различных организациях имеет разные наименования: «директор по работе с персоналом», «менеджер по персоналу», «заместитель директора по развитию человеческих ресурсов» или по-другому. По мере роста организации растет и количество специалистов по работе с персоналом, одновременно углубляется разделение труда внутри службы. Полноценная служба персонала обычно включает в себя несколько секторов с четким разделением функции:

      • сектор учета и анализа, кадрового делопроизводства. В его компетенцию входит разработка кадрового плана в бизнес-плане организации, подготовка штатного расписания, должностных инструкций, учет кадров, создание базы данных о сотрудниках, формирование и ведение личных дел сотрудников и т. д.
      • сектор подбора специалистов (рекрутинга) занимается комплектованием штата, кадровым планированием, поиском и отбором персонала, оценивает профпригодность соискателей, оформляет прием на работу и т. д.
      • сектор потенциала обучает нового работника, вводит его в должность, организует обучение, повышение квалификации, планирует карьеру и т. д.
      • сектор мотивации проводит исследование индивидуальной и групповой мотивации, проводит аттестацию, разрабатывает системы стимулирования персонала, премирования и т. п.
      • сектор социальной политики создает благоприятный психологический климат в коллективе, внедряет корпоративную культуру, проводит социометрические исследования, поощряет индивидуальную и групповую инициативу, создает условия для творчества и развития

Если организация не очень большая, эти сектора могут быть объединены.

Деятельность любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о службе персонала должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.

Служба персонала выполняет следующие функции:

      • работка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации
      • оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством РФ
      • учет личного состава
      • хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству
      • контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом
      • изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению
      • анализ деловых качеств специалистов организации с целью рационального использования кадров
      • создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов
      • работа по созданию резерва на выдвижение
      • подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников
      • подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии
      • подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению
      • принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников
      • организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка
      • ведение всей отчетности по кадровым вопросам

Служба персонала получает от других подразделений организации заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т. п.

Служба персонала направляет в подразделения: сведения о нарушителях трудовой дисциплины; копии приказов о приеме, перемещении внутри организации; увольнении работников; утверждении (изменении) правил внутреннего трудового распорядка; информацию, относящуюся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

От бухгалтерии служба персонала получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т. п.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т. п.

Полномочия, которыми, как правило, наделена служба персонала, заключаются в следующем:

      • право требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов
      • право принимать работников организации по вопросам перемещения и увольнения
      • право взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров
      • право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров

В соответствии с тарифно-квалификационными характеристиками (требованиями) по общеотраслевым должностям служащих, утвержденными Постановлением Минтруда России от 6 июня 1996 г. N 32, должностная инструкция работника службы персонала, как и любая другая должностная инструкция, включает три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.

Раздел «Должностные обязанности» содержит функции, которые могут быть поручены служащему, занимающему данную должность. Раздел «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к служащему в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов, методов и средств, которые должны применяться при выполнении должностных обязанностей. Раздел «Требования к квалификации по разрядам оплаты» определяет уровень профессиональной подготовки служащего, необходимый для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы.

К основным должностным обязанностям начальника отдела кадров относится осуществление следующих функций:

      • руководство работой службы
      • разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций и т. п.
      • проведение работы по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну
      • обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела
      • создание условий для роста и повышения квалификации персонала
      • осуществление контроля за соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины
      • внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной дисциплины
      • контроль за своевременным составлением отчетности

Начальник службы персонала должен знать:

      • постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности службы
      • нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе
      • основы экономики, организации труда и управления
      • законодательство о труде и охране труда в РФ
      • правила внутреннего трудового распорядка
      • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты